Как пользоваться электронной почтой

Крошка сын к отцу пришёл, и спросила кроха: — Что такое хорошо и что такое плохо? © В. Маяковский

Электронная почта давно стала привычным инструментом коммуникаций, но правильному её использованию не учат в школе или в институте. В результате, огромная часть писем отправляется с нарушением правил этикета и элементарной гигиены. Причем, культуры и этикета использования электронной почты нет не только в России, но и во многих других странах. От того, насколько грамотно и правильно вы изложите суть дела, зависит ответ на ваше письмо. Если вы не соблюдаете основные нормы, то скорее всего ваше письмо останется непрочитанным.

Как не следует использовать электронную почту

Когда ты умер, ты об этом не знаешь, только другим тяжело. То же самое, когда ты тупой...

Основная причина неправильного использования электронной почты — уверенность в том, что тут всё очень просто и непонимание того, кому-то может быть некомфортно. Начнём с того, что такое плохо:

1. Получать письма от (From:) noreply@, no-reply@. Отправляя подобные письма вы заранее сообщаете, что вам просто положить на адресата.
2. Когда в поле От (From) нет имени и фамилии, если письмо отправляется физическим лицом, а не роботом.
3. Отсутствие Кому (To). Отдельный привет любителям направлять скрытые копии.
4. Огромный список email-адресов в поле Кому (To). На самом деле, почта не форум, не чатик, не группа, поэтому переписки с несколькими участниками быстро превращаются в трешёвый маразм.
5. Отсутствие Темы (Subj). Для таких отправителей отдельный котёл в аду должен быть.
6. Картинка, веб-страница. Письмо — это прежде всего текстовая информация. Оно не должно быть открыткой с новогодней ёлкой.
7. Отсутствие в теле письма истории переписки. У кого-то редакторы так настроены, кто-то там удаляет. Адресат получает сотни писем в день и не надо заставлять его искать предыдущую информацию в дереве всей переписки.
8. Отсутствие подписи в конце письма.
9. Прикреплённый файл (attach). Уже 20е годы на носу. Аттачи умерли с появлением облаков. Вместо прикреплённого файла культурно посылать ссылку.
10. Рассылка в которой, нет ссылки отписаться (Unsubscribe).
11. Запрос уведомления о прочтении. Ну это как в замочную скважину подглядывать. В этом и есть основной смысл электронной почты, что на неё не нужно тут же отвечать как на телефон.
12. Автоответы типа «я в отпуске». Это никого не волнует. Если корпоративная почта, то должен быть исполняющий обязанности. Если личная, то всё равно не стоит, т.к. могут ограбить дом.
13. Отправлять персональные данные, копии паспорта, конфиденциальную информацию. Электронную почту как минимум читают поисковики. Бывает только подумаешь, а уже контестная реклама показывается. Не знаю, как они мысли читают.

Безопасность электронной почты

О безопасности тоже подумайте. Электронную почту регулярно взламывают.

1. Используйте шифрование при получении и отправке.
2. Не заходите на левые сайты (не кликайте по левым ссылкам), не запускайте прикреплённые файлы.
3. Используйте двухфакторную авторизацию.

Как правильно

1. Не слудует звонить, если можно написать.
2. Поставить проверщик орфографии, чтобы не выглядеть неучем.
3. По возможности отвечать на письма оперативно в течение рабочего дня.
4. Заполнить в настройках почтового клиента имя и фамилию, котрые будут отправляться в поле От (From).
5. Строго один email-адрес в поле Кому (To).
6. Всегда лаконично и ясно писать Тему (Subj). Это существенно повышает шансы на оперативный ответ и на то, что письмо не попадёт в СПАМ или не будет удалено по ошибке.
7. Пишите в письме только текст. Для картинок, файлов, есть ссылки в облака, на веб-страницы, Google Docs, Google Sheets.
8. История переписки должна быть!
9. В подписи у сотрудника должна быть указана должность и, возможно, номер телефона.
10. Вместо прикреплённого файла культурно посылать ссылку.

Как эффективно обрабатывать электронную почту, чтобы ничего не потерялось

1. В папке Входящие не должно быть писем! Эта папка для первоначальной сортировки. Из этой папки СПАМ удаляется, а нормальные письма перекладываются в папку Входящие->В работе или Входящие->Отработанные
2. «Входящие->В работе» не должна содержать более 25 писем, иначе в этом бардаке потом заваляется что-нибудь важное.
3. Папок «Входящие->В работе» может быть много. Можно разбить по темам папки в Работе.
4. Входящие->Отработанные содержит письма не требующие ответа или письма на которые был дан ответ. Опять же может быть несколько подобных папок по темам.
5. «Отправленные->Требуют ответа» если вы написали письмо и оно требует ответа, то из папки Отправленные сразу после отправления имеет смысл его переместить в папку «Отправленные->Требуют ответа» дабы поставить на контроль.
6. Из «Отправленные->Требуют ответа» после закрытия темы письма перекладывать в «Отправленные->Получен ответ»
7. Если в письме затрагивается несколько тем или вопросов, то нумеруйте их, чтобы было понятно какой абзац к чему относится.
8. Пишите «вы, вас, ваше» с маленькой буквы.
9. На русском языке пишут: «на Украине, Белоруссия, Молдавия, Германия, Лондон, Москва», а не Дойчленд, Джермани, Ландон, Москоу.